Accesso agli atti della pubblica amministrazione: i nostri diritti

Prendere visione degli atti amministrativi – che si tratti di un concorso, un esame, la decisione di una nuova discarica – è una facoltà garantita ai cittadini dalla legge 241 del 1990. Vediamo a quali condizioni si può fare l’accesso agli atti e come far rispettare i propri diritti

 

Trasparenza degli atti pubblici e percezione della corruzione nelle istituzioni sono due indicatori in parte connessi. Il primo seme della lotta contro la corruzione e il malcostume nella gestione della pubblica amministrazione in Italia affonda le radici al 1990, anno in cui è entrata in vigore la legge numero 241. Le basi di questo impianto normativo hanno riformato il procedimento amministrativo nel suo complesso e disciplinato il diritto di accesso agli atti in favore dei cittadini, in nome dei principi di trasparenza, pubblicità, legalità e partecipazione all’attività amministrativa.

Prima della 241/1990 uno degli aspetti più diffusi del malcostume italiano riguardava proprio l’accesso ai documenti, pubblici o privati. Questo diritto veniva spesso utilizzato come strumento di potere tra chi è privilegiato rispetto all’accesso ai dati (l’amministratore e il rappresentante politico) e chi deve formulare richiesta per accedervi (il cittadino). Ciò che spettava di diritto al cittadino poteva essere scambiato per un favore concessogli dal politico e amministratore di turno, magari utilizzato come arma di ricatto elettorale o nella gestione del potere.

Il risultato nel lungo periodo di questa legge è che l’indice di percezione della corruzione che Transparency International ha cominciato a misurare dal 1995 in Italia è sensibilmente calato, passando dai 42 punti del 2012 agli attuali 53 su 100.

La legge 241 è il primo mattoncino che porterà negli anni successivi a tutta una serie di atti normativi di contrasto alla corruzione e alla cattiva amministrazione, come la cosiddetta legge spazzacorrotti, la numero 3 del 9 gennaio 2019 recante “Misure per il contrasto dei reati contro la pubblica amministrazione, nonché in materia di prescrizione del reato e in materia di trasparenza dei partiti e movimenti politici”.

La 241/90 ha cambiato radicalmente l’approccio nei confronti dell’accesso agli atti amministrativi redatti dalla pubblica amministrazione rispetto alla pregressa disciplina. La trasparenza e piena conoscibilità dell’azione amministrativa è diventata la regola, almeno in teoria, e il vincolo di segretezza l’eccezione, e solo per alcuni casi particolari e determinati settori.

 

Legge 241/90: che cosa prevede

La legge numero 241 del 7 agosto 1990 ha stabilito in chiaro le norme in materia di procedimento amministrativo e di diritto di accesso ai documenti amministrativi.

Questo combinato di norme fonda la sua essenza sui principi già previsti dall’articolo 97 della Costituzione. Significa che l’azione della Pubblica Amministrazione deve essere imparziale (non può avvantaggiare o svantaggiare nessun cittadino) e seguire il buon andamento (agire sempre nel modo più adeguato al fine di garantire l’interesse pubblico, evitando ingerenze esterne, come ad esempio quel tipo di influenze di stampo politico). In più deve essere trasparente.

 

L’accesso agli atti non è un favore

Questa imparzialità si deve manifestare anche nell’accesso ai documenti (non è un favore che ci viene concesso, ma un diritto del cittadino, con doveri e regole chiare). L’accesso ai documenti è disciplinato in particolare nell’articolo 22 della legge 241. La legge permette di richiedere documenti, dati e informazioni detenuti da una Pubblica Amministrazione riguardanti attività di pubblico interesse, purché il soggetto richiedente abbia un interesse diretto, concreto e attuale rispetto al documento stesso.

 

Legge 241/90: quando si applica

La legge si applica nei seguenti casi:

• Per ottenere copia o visionare un atto amministrativo (circolare interna, regolamento, delibera, ecc.);
• Per avere, in generale, un pronunciamento formale da parte di una Pubblica Amministrazione fondamentale per poter conoscere i motivi che hanno indotto l’amministrazione a prendere un provvedimento, verificarli ed eventualmente smentirli;
• Sollecitare una risposta da parte dell’amministrazione;
• Acquisire informazioni relative ad un procedimento amministrativo;
• Conoscere i presupposti, le ragioni giuridiche che hanno determinato la decisione dell’amministrazione;
• Conoscere i criteri di gestione delle pratiche. È molto importante, ad esempio, per sapere a che punto della lista d’attesa si trovi l’interessato, i criteri utilizzati per la gestione della lista stessa e quando si ritiene potrà essere convocato per l’erogazione della prestazione richiesta.

In questi casi è assicurato

Quali documenti possiamo conoscere attraverso l’accesso agli atti documentale?
Di seguito un’indicazione, non esaustiva, in diversi ambiti. Ricordiamo comunque che,
a parte alcuni limiti, l’accesso è sempre concesso se funzionale alla difesa in un giudizio

Chi può accedere agli atti

Tutti i soggetti (cittadini, associazioni, imprese, ecc.) che dimostrino di avere un ”interesse giuridicamente rilevante” nei confronti dell’atto oggetto del diritto di accesso.

Come fare una richiesta di accesso agli atti

L’accesso agli atti è il potere, ma anche il diritto degli interessati di richiedere, di prendere visione e, eventualmente, ottenere copia dei documenti amministrativi. Ecco in quali casi non può essere negato

Concorsi pubblici

L’accesso è consentito per:

• elaborati del richiedente;
• verbali di correzione della commissione esaminatrice;
• elaborati di candidati risultati idonei;
• provvedimenti di promozione;
• documenti medico-sanitari del candidato escluso.

Non si può avere accesso, invece, ai documenti che contengono informazioni psico-attitudinali di terzi.

Fisco

L’accesso è consentito per:

• documenti attestanti importi pagati;
• ruoli e cartelle Equitalia;
• indagini bancarie, ma solo alla fine della fase di accertamento (prima sono segrete);
• dati catastali e dati di proprietà di terzi;
• denunce, accertamenti, autocertificazioni Tari.

Non è consentito per atti ispettivi, investigativi e di controllo se la diffusione pregiudica la repressione dei reati.

Rapporti di lavoro

L’accesso è consentito per:

• atti di gestione del personale dipendente pubblico;
• atti di un procedimento disciplinare;
• documenti che attestano le timbrature del richiedente;
• buste paga di terzi (con oscuramento dei nomi);
• provvedimenti di trasferimenti di terzi (con oscuramento dei nomi).

Assicurazioni

L’assicurato può accedere a:

• tutti gli atti a conclusione dei procedimenti di valutazione, constatazione e liquidazione dei danni che li riguardano.

Edilizia e urbanistica

L’accesso è consentito per:

• documenti relativi a lavori di ampliamento del proprietario confinante;
• progetti comunali di realizzazione di opere;
• atti del procedimento abilitativo delle attività edilizie del confinante (per verificare titolo e conformità delle opere);
• atti del procedimento di rilascio di un permesso di costruire;
• elaborati progettuali allegati alla pratica edilizia;
• atti relativi al rilascio dell’autorizzazione alla costruzione e all’esercizio di una discarica.

La legge prevede 2 modalità di accesso agli atti amministrativi:

• Accesso informale
• Accesso formale

Con l’accesso informale il cittadino che richiede l’atto presenta richiesta, anche verbale, all’ufficio dell’amministrazione competente a formare l’atto conclusivo del procedimento o che lo deterrà stabilmente. Le pubbliche amministrazioni, al fine di facilitare i rapporti con i cittadini, e quindi l’accesso, hanno istituito un apposito ufficio, il cosiddetto Ufficio Relazioni con il Pubblico (URP). La richiesta è esaminata senza formalità ed immediatamente. È utile per acquisire quindi informazioni nell’immediato, ma non garantisce la possibilità di poter dimostrare in futuro quanto affermato, quindi è di difficile smentita.

Con l’accesso formale, invece, il cittadino può sempre presentare una richiesta formale compilando un apposito modulo che l’amministrazione può aver istituito. Oppure scrivendo l’istanza autonomamente e inviandola tramite raccomandata A/R. O, ancora, depositando la richiesta direttamente all’ufficio Protocollo dell’amministrazione che deve rilasciare l’atto. In ogni caso l’ufficio è tenuto a rilasciare ricevuta. È possibile però che sia l’amministrazione stessa a richiedere di presentare formale istanza; ciò si verifica se non è possibile accogliere immediatamente la richiesta in via informale; oppure se ci sono dubbi sulla legittimazione del richiedente, sull’identità o i poteri rappresentativi.

L’accesso formale offre una garanzia maggiore, anche se richiede più tempo. Può essere utile per rivendicare un diritto disatteso o per controbattere l’affermazione dell’amministrazione.

I cittadini possono richiedere i documenti e gli atti amministrativi detenuti da tutte le amministrazioni dello Stato, dalle aziende autonome; dagli enti pubblici; dai concessionari di servizi pubblici.

 

Quali documenti non sono accessibili al pubblico

L’accesso è escluso per i documenti coperti da segreto di Stato, nonché nei casi di segreto o divieto di divulgazione, secondo quanto previsto dall’ordinamento.

È compito delle amministrazioni individuare gli atti conoscibili e quelli che necessitano di essere tutelati. Da tenere presente che le Pubbliche Amministrazioni possono differire l’accesso ai documenti richiesti fino a quando la conoscenza degli stessi determinasse un impedimento per il regolare svolgimento dell’azione amministrativa.

 

Entro quando posso ricevere i documenti

La richiesta di accesso agli atti, che sia formale o informale, deve essere regolarmente motivata.

Chiunque, a seguito dell’esercizio dell’accesso vedesse compromesso il proprio diritto alla riservatezza (i cosiddetti controinteressati), potrebbe opporsi al rilascio degli atti su cui si è presentata richiesta di accesso.

I possibili esiti della richiesta di accesso sono 3: differimento, accoglimento o rigetto. L’ente che detiene l’atto, o gli atti richiesti, decide entro 30 giorni (fatti salvi eventuali ricorsi).

La Legge 241/90 prevede che le pubbliche amministrazioni determinano per ciascun tipo di procedimento il termine entro cui esso deve concludersi, con apposita disciplina, e laddove non abbiano provveduto in tal senso, che il termine è di 90 giorni.

Quindi il termine di 90 giorni è solo indicativo, in quanto l’amministrazione stessa può aver emanato un regolamento che stabilisca termini diversi.

Per avere conferme o informazioni dei termini entro cui dovrà pronunciarsi l’amministrazione, si può far riferimento all’URP, chiedendo, eventualmente, anche di poter visionare la pubblicazione che riporta l’indicazione dei tempi del procedimento.

 

Ho chiesto un documento, ma non risponde nessuno

La legge 241/90 dice chiaramente che, trascorso il termine, la domanda si intende accettata. È la regola del cosiddetto silenzio-assenso.

 

Posso accedere ai documenti senza motivazione?

Un passo ulteriore rispetto alla legge del 1990 è stato compiuto con il decreto legislativo numero 97 del 2016 (modifiche al decreto trasparenza). Tutti i siti degli enti pubblici devono pubblicare l’albo online degli atti. Inoltre, questo decreto ha recepito il Freedom of Information Act (il cosiddetto FOIA), diffuso in oltre 100 paesi al mondo. Il FOIA garantisce a chiunque il diritto di accesso alle informazioni detenute dalle pubbliche amministrazioni, salvo i limiti a tutela degli interessi pubblici e privati stabiliti dalla legge.

In Italia è stato così introdotto l’accesso civico generalizzato al fine di promuovere la partecipazione dei cittadini all’attività amministrativa e favorire forme diffuse di controllo sul perseguimento delle funzioni istituzionali e sull’utilizzo delle risorse pubbliche.

L’obiettivo del FOIA è promuovere una maggiore trasparenza nel rapporto tra le istituzioni e la società civile e incoraggiare un dibattito pubblico informato su temi di interesse collettivo. Giornalisti, organizzazioni non governative, imprese, cittadini italiani e stranieri possono richiedere dati e documenti, così da svolgere un ruolo attivo di controllo sulle attività delle pubbliche amministrazioni.

 

Chi può fare una richiesta Foia e cosa si può richiedere

Chiunque può formulare una richiesta di accesso civico generalizzato, senza l’obbligo di motivazione e senza dimostrare uno specifico interesse, per ottenere dati e/o documenti in possesso di qualsiasi pubblica amministrazione o ente soggetto alla disciplina.

 

Come e a chi inoltrare una richiesta

È necessario individuare cosa si vuole ottenere con una istanza di accesso civico generalizzato in quanto istanze generiche, che non permettono di identificare la documentazione richiesta, possono essere respinte.

Seguendo le modalità di invio indicate nella pagina “Accesso civico” della sezione “Amministrazione trasparente” del sito web dell’ente destinatario, l’istanza può essere alternativamente indirizzata a:

• L’ufficio che detiene i documenti;
• L’ufficio relazioni con il pubblico (URP);
• Altro ufficio appositamente individuato.