Essenziale, indispensabile, obbligatoria: l’informativa privacy è il contenuto e il contenitore dei nostri dati personali. Autorizza al loro utilizzo in base a quanto sottoscritto e rappresenta il primo indicatore del rapporto che andremo a costituire. Ma cosa deve contenere e quali sono le parti fondamentali? Scopriamolo insieme
Non possiamo parlare di informativa privacy se non prima di aver esplicitato da dove deriva e a quali norme dobbiamo fare riferimento. L’informativa sul trattamento dei dati personali e i dettagli ad essa inerenti sono contenuti all’interno del noto Gdpr (General Data Protection Regulation), il Regolamento UE 2016/679.
Attraverso questo documento, colui che riveste il ruolo di titolare del trattamento – ossia “la persona fisica o giuridica, l’autorità pubblica, il servizio o altro organismo che, singolarmente o insieme ad altri, determina le finalità e i mezzi del trattamento di dati personali” – stabilisce per quali scopi e in quale modo verranno utilizzati i dati contenuti all’interno del documento.
Ma cosa inserire e quali sono i contenuti da introdurre? Per trovare la risposta occorre fare riferimento, nello specifico, agli articoli 13 e 14 del Gdpr.
I contenuti dell’informativa privacy
Andiamo a scoprire, nel dettaglio, cosa non deve mai mancare all’interno dell’informativa sul trattamento dei dati personali:
- dati del titolare (identità);
- dati di contatto del titolare o chi per lui e del responsabile della protezione dei dati;
- dati di contatto del Dpo (Data protection officer), ove previsto;
- la finalità per la quale i dati saranno trattati e a chi sarenno destinati;
- l’interesse (ove presente) che regola il trattamento dei dati personali;
Qualora il titolare necessiti o manifesti la volontà di trattare i dati trasferendoli in un paese terzo o addirittura verso un’organizzazione internazionale, dovrà esplicitarlo nell’informativa.
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Non è necessario inserire i dati sensibili, con i quali si intendono tutte quelle informazioni relative alle opinioni politiche, alle convinzioni religiose, ai dati genetici e biometrici, allo stato di salute, all’adesione sindacale ed infine all’orientamento sessuale del soggetto.
Informativa privacy, durata, rettifica e cancellazione
Nonostante non siano obbligatori, vi sono dei dati che sarebbe preferibile aggiungere, primo fra tutti la durata del rapporto, ossia il periodo di conservazione dei dati personali, finito il quale il consenso può definirsi revocato.
Esplicitate anche gli aspetti relativi a una futura ed eventuale modifica dei dati, insieme alle modalità previste per effettuarla. Non dimenticate di prevedere i dettagli per una cancellazione dei dati così che possiate rientrare in possesso del loro pieno trattamento una volta trascorsa la data indicata.
In breve, stiamo parlando dell’evidenza di alcuni diritti fondamentali, ossia:
- il diritto di rettifica;
- il diritto alla cancellazione;
- il diritto di limitazione del trattamento;
- Il diritto di accesso.
Non tutti sanno che può esistere una versione “orale” dell’informativa privacy. Proprio così, le aziende possono avere una versione del trattamento audio, ossia registrata, o almeno qualcuno che sia disposto a leggerla a voce alta.
Ricordate inoltre di non confondere mai una dicitura privacy con il documento vero e proprio, che va sempre personalizzato sulla base della finalità del trattamento e non può essere pertanto un pro-forma uguale per tutti.
