Coronavirus e privacy: ecco cosa possono (e non possono) chiederci

Il datore di lavoro può rilevare la temperatura dei dipendenti all’ingresso? E può rendere nota l’identità di un lavoratore contagiato ai colleghi? La scuola può comunicare alle famiglie degli alunni l’identità dei parenti di studenti risultati positivi al Covid-19? Gli enti locali possono pubblicare i dati dei destinatari dei buoni spesa?

Sono queste solo alcune delle domande cui rispondono le Faq messe a punto dal Garante per la protezione dei dati personali sulle problematiche connesse all’emergenza coronavirus in vari ambiti: sanità, lavoro, scuola, ricerca, enti locali. “I documenti – spiega il Garante della Privacy in una nota – sono stati predisposti per chiarire dubbi e fornire indicazioni per un corretto trattamento dei dati personali da parte di pubbliche amministrazioni e imprese private”. Di seguito abbiamo selezionato alcune risposte fornite dal Garante (l’elenco completo è sul portale istituzionale):

1. I dentisti possono raccogliere informazioni sullo stato di salute del paziente in relazione al COVID 19?

Tutti i professionisti sanitari possono raccogliere le informazioni che ritengono necessarie nell’ambito delle attività di cura dei loro pazienti, ivi comprese quelle legate alla presenza di sintomi da COVID-19. Come ogni altro operatore sanitario, i dentisti sono inoltre tenuti a osservare le disposizioni emergenziali, in continua evoluzione, in merito alle misure di profilassi volte a prevenire e a limitare il contagio da COVID-19. Resta fermo che l’accertamento e la raccolta di informazioni relative ai sintomi tipici del coronavirus e alle informazioni sui recenti spostamenti di ogni individuo spettano invece agli operatori sanitari e al sistema attivato dalla protezione civile, che sono gli organi deputati a garantire il rispetto delle regole di sanità pubblica recentemente adottate.

2. L’azienda sanitaria può inviare via e-mail, ai soggetti in isolamento domiciliare, informazioni sulle regole da rispettare durante la quarantena?

L’azienda può indicare le regole che i soggetti in isolamento devono seguire durante il periodo di quarantena con le modalità che ritiene più efficaci, nel rispetto della riservatezza degli interessati. Nel caso in cui utilizzi la posta elettronica per comunicare contemporaneamente a tutti i soggetti le disposizioni che sono tenuti a osservare, dovrà avere cura di inserire l’indirizzo dei destinatari dell’e-mail nel campo denominato “copia conoscenza nascosta” (ccn), al fine di evitare che tutti i destinatari della predetta comunicazione vengano a conoscenza dell’indirizzo e-mail degli altri soggetti posti in isolamento.

3. È lecito che l’operatore sanitario, durante l’esecuzione di un tampone per COVID 19, chieda al paziente l’identità della persona positiva con cui ha avuto un contatto stretto?

Si, in quanto l’operatore di sanità pubblica, al fine di determinare le misure di contenimento di contagio più opportune, è chiamato a ricostruire la filiera dei contati stretti del soggetto risultato positivo al COVID 19.

4. Nel caso di decesso di un paziente COVID 19 positivo, le strutture sanitarie possono comunicare ai servizi funebri la causa del decesso?

Le disposizioni adottate nel corso dell’emergenza epidemiologica da COVID 19, hanno previsto che nei casi di sospetto o accertato decesso da Covid 19, gli operatori del servizio funebre debbano adottare particolari precauzioni, analoghe a quelle già previste per il decesso di persone con malattie infettive e diffusive, al fine di evitare l’ulteriore contagio. Nulla osta, pertanto, che, a tal fine, la struttura sanitaria ove è avvenuto il decesso comunichi all’impresa funebre lo stato di positività al COVID 19 del defunto.

6. Durante l’emergenza da COVID 19, il medico può inviare all’assistito la ricetta relativa alle prescrizioni dei farmaci evitando che l’interessato debba ritarala in studio?

Al fine di evitare che i cittadini si rechino presso gli studi dei medici di base per ritirare le ricette, l’ordinanza della protezione civile del 19 marzo 2020 ha previsto che il medico possa trasmettere all’assistito la ricetta per posta elettronica, via SMS o telefonicamente. Nel caso di invio tramite e-mail, il promemoria della ricetta sarà allegato al messaggio e non inserito come testo nel corpo del messaggio stesso. Nel caso di comunicazione telefonica o tramite sms, sarà invece sufficiente comunicare all’assistito il solo Numero della Ricetta Elettronica prescritta.

7.  È possibile diffondere i dati identificativi delle persone positive al COVID 19 o che sono state poste in isolamento domiciliare?

La disciplina vigente vieta la diffusione dei dati relativi alla salute. Tale divieto non è stato derogato dalla normativa d’urgenza sull’emergenza epidemiologica da Covid-19. Pertanto, le aziende sanitarie e qualsiasi altro soggetto pubblico o privato non possono diffondere, attraverso siti web o altri canali, i nominativi dei casi accertati di Covid-19 o dei soggetti sottoposti alla misura dell’isolamento per finalità di contenimento della diffusione dell’epidemia.

8. Nel periodo emergenziale, può essere rilevata la temperatura corporea dei passeggeri negli aeroporti?

Si, le disposizioni adottate per l’emergenza sanitaria da COVID 19, hanno previsto la possibilità di effettuare controlli della temperatura corporea a tutti i passeggeri di voli europei e internazionali in arrivo negli aeroporti italiani, al fine di individuare le eventuali misure necessarie ai fini del contenimento dell’Epidemia da Coronavirus.

9.  Durante l’emergenza da COVID 19, è possibile inviare direttamente al farmacista la ricetta per l’acquisto di un farmaco?

Si, con decreto del Ministero dell’economia e delle finanze, sentito il Garante, è stato previsto che l’assistito che abbia ricevuto dal medico gli estremi della ricetta per posta elettronica, via sms o telefonicamente, possa comunicarla, con le stesse modalità, alla farmacia. Le disposizioni adottate nel periodo emergenziale prevedono anche che l’assistito possa delegare il medico a inviare la ricetta direttamente alla farmacia, tramite posta elettronica o attraverso lo stesso sistema che genera la ricetta.

10. Possono essere pubblicati i dati relativi ai destinatari di contributi di natura economica o di altri benefici (es. buoni spesa)?

La normativa sulla trasparenza stabilisce l’obbligo di pubblicazione, fra l’altro, dei nominativi dei soggetti destinatari in generale di benefici economici superiori a mille euro nel corso dell’anno solare (quali sovvenzioni, contributi, sussidi o altri vantaggi economici), fermo restando il divieto di diffusione di nel caso in cui da tali dati “sia possibile ricavare informazioni relative allo stato di salute [o] alla situazione di disagio economico-sociale degli interessati” (art. 26, comma 4, d. lgs. n. 33/2013). Si tratta di un divieto funzionale alla tutela della dignità, dei diritti e delle libertà fondamentali degli interessati, al fine di evitare che soggetti in condizioni disagiate – economiche o sociali – soffrano l’imbarazzo della diffusione di tali informazioni, o possano essere sottoposti a conseguenze indesiderate a causa della conoscenza da parte di terzi della particolare situazione personale. Nel caso di benefici economici superiori a mille euro nell’anno solare, spetta all’ente locale, titolare del trattamento, valutare quando le informazioni di contesto rivelino dati sulla salute ovvero l’esistenza di un disagio economico o sociale dell’interessato e non procedere, di conseguenza, alla pubblicazione di dati o altre informazioni idonee ad identificarlo. In ogni caso, nel rispetto del principio di minimizzazione dei dati rispetto alla finalità perseguita, non risulta giustificato pubblicare dati quali, l’indirizzo di abitazione o la residenza, il codice fiscale, le coordinate bancarie dove sono accreditati i contributi o i benefici economici (codici IBAN), la ripartizione degli assegnatari secondo le fasce dell’equivalente-Isee, l’indicazione di analitiche situazioni reddituali, di condizioni di bisogno o di peculiari situazioni abitative, etc.

10. È possibile diffondere i dati identificativi delle persone positive al Covid-19 o che sono state poste in isolamento?

La disciplina vigente vieta la diffusione dei dati relativi alla salute. Tale divieto non è stato derogato dalla normativa d’urgenza sull’emergenza epidemiologica da Covid-19. Pertanto, le aziende sanitarie, le prefetture, i comuni e qualsiasi altro soggetto pubblico o privato non possono diffondere, attraverso siti web o altri canali, i nominativi dei casi accertati di Covid-19 o dei soggetti sottoposti alla misura dell’isolamento per finalità di contenimento della diffusione dell’epidemia o per il contrasto di “fake news”.

11. Il datore di lavoro può rilevare la temperatura corporea del personale dipendente o di utenti, fornitori, visitatori e clienti all’ingresso della propria sede?

Nell’attuale situazione legata all’emergenza epidemiologica, si sono susseguiti, in tempi assai ravvicinati, in ragione dell’aggravarsi dello scenario nel contesto nazionale, numerosi interventi normativi e  conseguenti atti di indirizzo emanati dalle istituzioni competenti che, al fine di individuare misure urgenti in materia di contenimento e gestione dell’emergenza epidemiologica, hanno stabilito che, i datori di lavoro, le cui attività non sono sospese, sono tenuti a osservare le misure per il contenimento e la gestione dell’emergenza epidemiologica contenute nel Protocollo condiviso di regolamentazione delle misure per il contrasto e il contenimento della diffusione del virus Covid-19 negli ambienti di lavoro tra Governo e parti sociali del 14 marzo 2020. In particolare, il citato Protocollo prevede la rilevazione della temperatura corporea del personale dipendente per l’accesso ai locali e alle sedi aziendali, tra le misure per il contrasto alla diffusione del virus che trovano applicazione anche nei confronti di utenti, visitatori e clienti nonché dei fornitori, ove per questi ultimi non sia stata predisposta una modalità di accesso separata (cfr. Protocollo par. 2 e 3 e nota n. 1). Analoghi protocolli di sicurezza, con riguardo alle attività pubbliche non differibili o ai servizi pubblici essenziali, sono stati stipulati dal Ministro per la pubblica amministrazione con le sigle sindacali maggiormente rappresentative nella pubblica amministrazione (come il Protocollo di accordo per la prevenzione e la sicurezza dei dipendenti pubblici in ordine all’emergenza sanitaria da “Covid-19” del 3 e 8 aprile 2020) in quanto le misure per la sicurezza del settore privato sono state ritenute coerenti con le indicazioni già fornite dallo stesso Ministro con la direttiva n. 2/2020 e con la Circolare n. 2/2020. In ragione del fatto che la rilevazione in tempo reale della temperatura corporea, quando è associata all’identità dell’interessato, costituisce un trattamento di dati personali (art. 4, par. 1, 2) del Regolamento (UE) 2016/679), non è ammessa la registrazione del dato relativo alla temperatura corporea rilevata, bensì, nel rispetto del principio di “minimizzazione” (art. 5, par.1, lett. c) del Regolamento cit.), è consentita la registrazione della sola circostanza del superamento della soglia stabilita dalla legge e comunque quando sia necessario documentare le ragioni che hanno impedito l’accesso al luogo di lavoro. Diversamente nel caso in cui la temperatura corporea venga rilevata a clienti (ad esempio, nell’ambito della grande distribuzione) o visitatori occasionali anche qualora la temperatura risulti superiore alla soglia indicata nelle disposizioni emergenziali non è, di regola, necessario registrare il dato relativo al motivo del diniego di accesso.

12. Può essere resa nota l’identità del dipendente affetto da Covid-19 agli altri lavoratori da parte del datore di lavoro?

No. In relazione al fine di tutelare la salute degli altri lavoratori, in base a quanto stabilito dalle misure emergenziali, spetta alle autorità sanitarie competenti informare i “contatti stretti” del contagiato, al fine di attivare le previste misure di profilassi. Il datore di lavoro è, invece, tenuto a fornire alle istituzioni competenti e alle autorità sanitarie le informazioni necessarie, affinché le stesse possano assolvere ai compiti e alle funzioni previste anche dalla normativa d’urgenza adottata in relazione alla predetta situazione emergenziale (cfr. paragrafo 12 del predetto Protocollo). La comunicazione di informazioni relative alla salute, sia all’esterno che all’interno della struttura organizzativa di appartenenza del dipendente o collaboratore, può avvenire esclusivamente qualora ciò sia previsto da disposizioni normative o disposto dalle autorità competenti in base a poteri normativamente attribuiti (es. esclusivamente per finalità di prevenzione dal contagio da Covid-19 e in caso di richiesta da parte dell’Autorità sanitaria per la ricostruzione della filiera degli eventuali “contatti stretti di un lavoratore risultato positivo). Restano ferme le misure che il datore di lavoro deve adottare in caso di presenza di persona affetta da Covid-19, all’interno dei locali dell’azienda o dell’amministrazione, relative alla pulizia e alla sanificazione dei locali stessi, da effettuarsi secondo le indicazioni impartite dal Ministero della salute (v. punto 4 del Protocollo condiviso).

13. Le scuole sono tenute ad acquisire il consenso di alunni, genitori e insegnanti per attivare la didattica a distanza?

No. Gli istituti scolastici possono trattare i dati, anche relativi a categorie particolari⁽¹⁾ di insegnanti, alunni (anche minorenni), e genitori nell’ambito delle proprie finalità istituzionali e non devono chiedere agli interessati di prestare il consenso al trattamento dei propri dati, neanche in relazione alla didattica a distanza, attivata a seguito della sospensione delle attività formative delle scuole di ogni ordine e grado. Peraltro, il consenso di regola non costituisce una base giuridica idonea per il trattamento dei dati in ambito pubblico e nel contesto del rapporto di lavoro.

14. La scuola può comunicare alle famiglie degli alunni l’identità dei parenti di studenti risultati positivi al COVID 19?

Spetta alle autorità sanitarie competenti informare i contatti stretti del contagiato, al fine di attivare le previste misure di profilassi. L’istituto scolastico è tenuto a fornire alle istituzioni competenti, le informazioni necessarie, affinché le stesse possano ricostruire la filiera dei contatti del contagiato, nonché, sotto altro profilo, ad attivare le misure di sanificazione recentemente disposte.

(1) Vale a dire i dati che rivelino l’origine razziale o etnica, le opinioni politiche, le convinzioni religiose o filosofiche, l’appartenenza sindacale, nonché dati genetici, biometrici, relativi alla salute o alla vita sessuale o all’orientamento sessuale.