Che fare se il datore di lavoro non ci consegna la busta paga

Cosa succede in caso di mancata consegna della busta paga al lavoratore: le sanzioni previste per il datore, quali sono i suoi obblighi e cosa prevedono le leggi in materia

Insieme allo stipendio, il dipendente ha il diritto di ricevere mensilmente la busta paga. Si tratta di un documento fondamentale, in quanto nello stesso sono contenute tutte le specifiche operazioni economiche dei vari movimenti dare/avere posti in essere dal datore di lavoro con riferimento a ciascun singolo dipendente. La consegna della busta paga, pertanto, non ricade nella discrezionalità del datore del lavoro, ma rappresenta un obbligo per quest’ultimo previsto dalla legge (in particolare dall’art. 1 l. 4/1953). Se la stessa non viene consegnata, il lavoratore potrà procedere a denunciare il datore.

Mancata consegna busta paga

Come accennato, la busta paga è il prospetto mensile consegnato al dipendente da parte del datore di lavoro riepilogativo di tutti i movimenti di denaro, sia in entrata che in uscita, che hanno determinato l’ammontare finale dello stipendio mensile netto erogato al lavoratore. La funzione fondamentale della busta paga – anche conosciuta come prospetto paga o cedolino – è quella informativa: il dipendente ha infatti il diritto di essere a conoscenza dei vari movimenti e delle varie operazioni che hanno determinato lo stipendio netto finale, comprese le somme trattenute dalla paga.

Il contenuto fondamentale di una busta paga è il seguente:

• nome, cognome, indirizzo e codice fiscale del lavoratore;
• dati identificativi del datore di lavoro;
• qualifica e livello di inquadramento del dipendente;
• codici di identificazione del numero della posizione del lavoratore presso l’Inps (Istituto nazionale della previdenza sociale);
• codici di identificazione del numero della posizione del dipendente presso l’Inail (Istituto nazionale di assicurazione contro gli infortuni sul lavoro);
• contratto collettivo nazionale applicato al rapporto lavorativo;
• retribuzione lorda spettante al lavoratore (costituita dal minimo tabellare e dall’eventuale superminimo individuale accordato al dipendente);
• scatti di anzianità;
• indennità specifiche erogate al dipendente con riferimento alle particolari modalità di svolgimento della prestazione lavorativa (come, ad esempio, indennità di cassa, indennità di turno);
• qualsiasi somma erogata al dipendente da enti o istituti terzi per il tramite del datore di lavoro;
• trattenute operate sullo stipendio lordo sia ai fini fiscali che ai fini contributivi;
• eventuale cessione del quinto dello stipendio (consistente nella possibilità per il lavoratore di saldare eventuali debiti versando al creditore una parte dello stipendio pari ad un suo quinto);
• quota trattenuta per il pagamento del contributo sindacale a favore del sindacato di cui fa parte il dipendente;
• saldo delle ferie maturate, godute e residue;
• saldo dei permessi retribuiti maturati, goduti e residui;
• saldo del trattamento di fine rapporto accantonato e della quota mensile.

La consegna obbligatoria della busta paga

L’articolo 1 della legge n. 4 del 1953 stabilisce che il datore di lavoro, all’atto di corresponsione della retribuzione, deve consegnare anche la busta paga al dipendente. Non sussiste alcuna libertà di scelta per il datore di lavoro circa la possibilità di non consegnare il cedolino, si tratta sempre e comunque di un obbligo. Senza la consegna della busta paga, infatti, il lavoratore non potrà conoscere i vari movimenti che hanno portato alla determinazione dello stipendio netto e le somme trattenute a fini fiscali e contributivi.

Le modalità di consegna della busta paga

Il datore di lavoro gode di libertà di scelta, invece, per quanto attiene alle modalità di consegna della busta paga. La più diffusa è sicuramente quella della consegna a mano: stampa il prospetto paga in due copie e una la consegna al lavoratore, mentre l’altra viene trattenuta . La copia consegnata al dipendente dovrà essere da lui firmata. Solo in tal modo, infatti, potrà essere provato l’assolvimento dell’obbligo di consegna della busta paga.

Una modalità che sta trovando ampia diffusione negli ultimi anni, con lo sviluppo tecnologico, è inoltre quella della consegna telematica via Posta elettronica certificata (Pec). Tale modalità ha pieno valore legale, in quanto la Pec è equiparata a tutti gli effetti giuridici ad una raccomandata postale.

Secondo alcuni, la busta paga, in realtà, può essere trasmessa anche tramite mail ordinaria. In realtà, questo tipo di mail non ha pieno valore legale per quanto concerne la certificazione dell’avvenuta ricezione del messaggio e per quanto concerne la data dell’invio e della consegna.

Ulteriore metodo è rappresentato dal caricamento del cedolino in una specifica area personale del sito web aziendale o della rete intranet aziendale. Il dipendente, in questo caso, accede nell’area personale del sito e potrà scaricare la busta paga. Tale modalità è legittima a patto che al dipendente vengano fornite le credenziali di accesso e che queste siano solo in suo possesso.

Il termine per la consegna della busta paga

Per poter individuare un’eventuale violazione dell’obbligo ricadente sul datore di lavoro di consegna del prospetto paga è necessario, preventivamente, individuare un termine massimo oltre il quale la violazione si potrà ritenere integrata. L’art. 1 l. n. 4/1953 stabilisce che la busta paga deve essere consegnata contestualmente al versamento dello stipendio mensile (l’art. 1 recita testualmente: “è  fatto obbligo ai datori di lavoro di consegnare, all’atto della corresponsione  della  retribuzione,  ai  lavoratori  dipendenti, con esclusione  dei  dirigenti, un prospetto di paga in cui devono essere indicati  il  nome, cognome e qualifica professionale del lavoratore, il  periodo cui la retribuzione si riferisce, gli assegni familiari e tutti   gli   altri   elementi   che,   comunque,   compongono  detta retribuzione, nonché, distintamente, le singole trattenute”). A ben vedere la norma non è chiara sul momento esatto della consegna e dalla stessa sono nati una serie di problemi interpretativi. È certo che deve essere un’assoluta contestualità e contemporaneità tra il pagamento dello stipendio e la consegna della retribuzione. Secondo l’interpretazione più diffusa in giurisprudenza, il termine ultimo per consegnare la busta paga coincide con il termine per il versamento dello stipendio da parte del datore di lavoro ai suoi dipendenti. Specificatamente, non è tanto rilevante il giorno in cui il datore di lavoro ha materialmente pagato lo stipendio, quanto piuttosto il termine di paga della retribuzione. Non essendoci una norma di legge che fissa in modo preciso ed uguale per tutti il termine in cui devono essere versate le retribuzioni, per individuare tale termine occorre fare riferimento ai Contratti collettivi nazionali di lavoro (Ccnl). Se il contratto collettivo non dovesse far riferimento alla materia, si dovranno guardare i cosiddetti usi aziendali, ovvero le consuetudini presenti nell’azienda con riferimento al pagamento degli stipendi.

Le sanzioni per la mancata consegna della busta paga

In caso di mancata o, più semplicemente, ritardata consegna della busta paga o, ancora, in caso di omissione o inesattezza nelle registrazioni apposte sul cedolino, il datore di lavoro è soggetto ad una serie di sanzioni previste dall’art. 5 della legge n. 4 del 1953, ovvero:

• sanzione amministrativa pecuniaria da 150 euro ai 900 euro;
• se la violazione si riferisce a più di cinque lavoratori o ad un periodo superiore ai sei mesi, la sanzione aumenta e va dai 600 ai 3.600 euro;
• se la violazione si riferisce a più di dieci lavoratori o ad un periodo di tempo superiore a 12 mesi, la sanzione oscilla tra i 1.200 euro e i 7.200 euro.

La norma prosegue disponendo che, nell’ipotesi in cui il datore di lavoro adempia agli obblighi suddetti attraverso la consegna al lavoratore di copia delle scritturazioni effettuate nel libro unico del lavoro, allo stesso non si applicano le sanzioni di cui sopra. Il datore di lavoro sarà sanzionabile esclusivamente ai sensi dell’art. 39, comma 7, del D. L. N. 112 del 2008, convertito, con modificazioni, dalla L. n. 133 del 2008. Tale norma dispone che, al di fuori dei casi di errore meramente materiale, l’omessa o infedele registrazione dei dati identificativi e delle dazioni in denaro o in natura corrisposte che determina differenti trattamenti retributivi, previdenziali o fiscali è punita:

• con la sanzione amministrativa pecuniaria che va dai 150 euro ai 1.500 euro;
• se la violazione si riferisce a più di cinque lavoratori, ovvero a un periodo superiore a sei mesi, la sanzione va da 500 a 3.000 euro;
• se la violazione si riferisce a più di dieci lavoratori, ovvero a un periodo superiore a dodici mesi la sanzione, va da 1.000 a 6.000 euro.

Dunque, dalla norma si evince che il datore di lavoro non sarà sanzionabile qualora produrrà al dipendente copia delle scritturazioni effettuate nel libro unico del lavoro. Quest’ultimo, conosciuto anche come Lul, è il documento che ha sostituito il libro paga ed il libro matricola. Nel Lul sono indicate anche le ore lavorate nel periodo di paga e le assenze. Tutti i datori di lavoro che occupano lavoratori subordinati o parasubordinati sono tenuti alla redazione del Libro unico del lavoro, ad esclusione dei datori di lavoro domestico. Il datore di lavoro, tuttavia, non è obbligato a consegnare il Lul al lavoratore, ma può inviare un prospetto non estrapolato dal documento. Ciò che conta è che siano riportati i dati obbligatori per ogni cedolino paga, sulla base delle indicazioni della legge e che le informazioni che figurano nel prospetto non siano diverse da quelle registrate nel Lul.

La denuncia per la mancata consegna della busta paga

La verifica della corretta consegna della busta paga al dipendente viene effettuata dall’Ispettorato nazionale del lavoro. Il dipendente che non riceve la busta paga nel mese in cui gli viene corrisposto lo stipendio può, preliminarmente, inviare una raccomandata o una Pec al datore di lavoro contenente la diffida ad adempiere all’obbligo di consegna – o di messa a disposizione – della busta paga. Per l’invio della raccomandata è consigliabile rivolgersi ad un avvocato o ad un consulente del lavoro. Se il datore di lavoro continua a non assolvere al suo obbligo, il dipendente può sporgere una denuncia all’Ispettorato nazionale del lavoro. Tale denuncia deve contenere alcuni punti fondamentali, ovvero:

• i dati identificativi del datore di lavoro;
• la posizione Inps ed Inail dell’azienda;
• l’esposizione concisa e circostanziata della violazione che il dipendente ritiene che sia stata perpetrata da parte del datore di lavoro;
• qualsiasi altro elemento utile all’autorità per procedere all’accertamento della violazione commessa dal datore di lavoro.

L’invio della denuncia all’Ispettorato nazionale del lavoro sarà seguito da un accesso da parte degli ispettori. Il datore di lavoro dovrà dimostrare, a sua discolpa, l’avvenuto assolvimento dell’obbligo di consegna della busta paga. Qualora non riuscisse a fornire tale prova, il datore di lavoro verrà sottoposto alle sanzioni di cui si è già parlato.

Ultimi orientamenti giurisprudenziali

La Corte di Cassazione, con un’ultima sentenza del 2014, n. 47241, si è pronunciata in merito alla responsabilità del datore di lavoro a seguito dell’omissione nella consegna ai funzionari dell’Ispettorato del lavoro delle copie delle buste paga relative ai lavoratori dipendenti. L’articolo 4 della legge n. 628 del 1961, al comma 7, prevede infatti che coloro che, legalmente richiesti dall’Ispettorato di fornire notizie, non le forniscano o le diano scientemente errate ed incomplete, sono puniti con l’arresto fino a due mesi o con l’ammenda fino a lire un milione. Dunque, il datore di lavoro che non fornisce le buste paga all’ispettore addetto al controllo relativo alla mancata consegna delle stesse compie un reato. La Corte ha precisato, rigettando il ricorso del datore di lavoro, che non può distinguersi tra mero intralcio all’Ispettorato del lavoro, sanzionato solo amministrativamente, ed impedimento di tale operato, a seguito del quale scatterebbe la rilevanza penale della condotta. La mancata consegna delle buste paga all’ispettore, incaricato del controllo a seguito di denuncia da parte del lavoratore per mancata consegna del cedolino, ha sempre rilevanza penale e non può essere considerato quale mero intralcio all’Ispettorato del lavoro.